Du papier à Peppol en moins de 80 jours : guide de survie pour les auteurs de projets
Êtes-vous prêts pour le passage à Peppol ?

La dernière facture papier ?

« Je vous l’envoie par mail en PDF ? »

Cette phrase, encore anodine il y a quelques mois, deviendra bientôt un souvenir.
À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront être capables d’émettre et de recevoir des factures électroniques via le réseau Peppol. Une révolution silencieuse, mais structurante, pour tous les auteurs de projets — architectes, ingénieurs, urbanistes — qui émettent des factures à leurs clients publics ou privés.

Et la bonne nouvelle ? Il est encore possible de s’y préparer sereinement… en moins de 80 jours.


🧭 Pourquoi Peppol ? En deux minutes chrono

Le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) est une infrastructure sécurisée et normalisée permettant l’échange de documents commerciaux électroniques — notamment les factures — entre entreprises et administrations, à l’échelle européenne.

En Belgique, le SPF Finances a confirmé que la facturation électronique B2B deviendra obligatoire dès le 1er janvier 2026, après son extension progressive dans le secteur public (B2G).
L’objectif : simplifier les échanges, réduire la fraude à la TVA et accélérer les paiements.

En clair : PDF ≠ facture électronique.
Une véritable e-facture est un fichier structuré (au format UBL XML) transmis via Peppol, reconnu automatiquement par les logiciels comptables.




B2-quoi ?

  • B2B = Business to Business : d'entreprise à entreprise
  • B2C = Business to Consumer : d'entreprise à particuliers
  • B2G = Business to Government : d'entreprise au gouvernement



⚙️ Ce qui change pour les architectes et ingénieurs belges


1. Une obligation progressive mais inévitable

Depuis 2024, les marchés publics belges exigent déjà la facturation via Peppol (B2G).
En 2026, la même obligation s’appliquera entre entreprises (B2B).
Les factures émises à des clients particuliers (B2C) restent hors champ, mais tout bureau qui facture des entreprises ou administrations devra être techniquement prêt. 

Êtes-vous concerné par l'obligation de facturation électronique B2B ?


2. Les enjeux spécifiques pour les auteurs de projets

Les bureaux d’architecture et d’ingénierie ont, pour certains, des particularités :

  • factures souvent liées à des missions longues et échelonnées ;
  • nombreux clients publics ;
  • logiciels métiers déjà intégrés à la gestion de projets et à la comptabilité.

Le passage à Peppol n’est donc pas qu’une mise à jour technique : c’est un changement de flux documentaire et juridique.


🧩 Les 5 6 profils types et leurs stratégies de transition


1️⃣ Bureaux avec comptable interne

Profil : comptabilité gérée en interne.
Objectif : intégration native Peppol dans l’ERP ou le logiciel comptable.

À faire :

  • Vérifier si votre ERP ou votre logiciel comptable (Odoo, Exact Online, …) dispose déjà d’un connecteur Peppol actif.
  • Vérifier la compatibilité du format UBL et la configuration de l’accès Peppol ID.
  • Planifier un test d’envoi via le réseau de test Peppol (SML).

Avantage : maîtrise complète du flux et des délais.
Attention : mise à jour logicielle et audit interne nécessaires pour garantir la conformité TVA.


2️⃣ Bureaux avec ERP-CRM et comptabilité externalisée

Profil : ERP déjà en place, mais comptabilité assurée par une fiduciaire externe.

À faire :

  • Configurer l’ERP pour émettre des e-factures au format UBL.
  • Partager le flux Peppol avec le comptable (via API ou export sécurisé).
  • Définir les droits d’accès pour que la fiduciaire puisse valider et archiver les factures.

Outils compatibles : Odoo, Exact Online, WinBooks Connect, Billit (via API).
Avantage : fluidité entre production, facturation et comptabilité.
Attention : prévoir une phase de test conjointe avec le comptable avant fin 2025.


3️⃣ Bureaux avec comptable externe

Profil : pas d’ERP complet, existence possible d'un logiciel de facturation métier ou généraliste, ou simple émission de factures via Word ou Excel.

À faire :

  • Opter pour une plateforme Peppol intermédiaire (p.ex. Billit, Falco by Horus, WinBooks Connect).
  • Synchroniser cette plateforme avec votre logiciel métier (Archisoft, KPD, etc.).
  • Demander à votre comptable de valider le canal Peppol utilisé pour réceptionner vos factures.

Conseil 💡

Si votre fiduciaire utilise Horus, WinBooks, Exact Online ou un autre logiciel Peppol ready disposant d'une interface pour l'entreprise, activez dès maintenant l’option « envoi via Peppol » dans votre profil entreprise. Une simple configuration suffit souvent à rendre vos factures conformes.



4️⃣ Architectes indépendants avec comptable externe

Profil : 1 à 2 personnes, émettant quelques dizaines de factures par an.

À faire :

  • Utiliser un service Peppol prêt à l’emploi, comme Billit, Horus Falco ou Exact Online Solo.
  • Connecter votre compte à celui de votre comptable (pour export automatique).
  • Créer un Peppol ID (souvent automatique lors de l’inscription).

Avantage : conformité sans infrastructure lourde.


5️⃣ Architectes indépendants à titre complémentaire (TVA franchise)

Profil : activité complémentaire, peu de factures, souvent à des particuliers.

À faire :

  • Utiliser un outil low-cost mais sérieux (Billit, Exact Online Starter, Falco Light by Horus) vous permettra d’être prêt sans stress.


6️⃣ Architecte indépendant sans comptable externe

👉 Lisez le guide complémentaire : “Autonomie totale : comment l'architecte indépendant peut gérer seul sa facturation électronique Peppol”.

Lire l'article ...



🗓️ Comment passer à Peppol en moins de 80 jours

Étape Délai estimé Action principale Résultat attendu

Étape 0. Obligation d'application

Jour 1 : vérifier si vous êtes concerné par l'obligation d'e-facturation B2B (Peppol).

Êtes-vous concerné par l'obligation de facturation électronique B2B ?


Étape 1. Diagnostic 

Jours 2–10 : identifier vos besoins en terme de fonctionnalités, vos clients B2B/B2G, vos fournisseurs et les logiciels éventuellement utilisés en interne ou chez votre comptable
Conseil : ne pas se précipiter, réfléchir avec son expert-comptable pour éviter les angles morts.
Résultat attendu : cartographie des flux concernés

Étape 2. Choix de la solution Peppol 

Jours 11–30 : sélectionner le logiciel ou connecteur adapté (Billit, Odoo, Falco, etc.) en intelligence collective avec votre expert-comptable.
Résultat attendu : solution validée et configurée.

Étape 3. Tests et validation comptable 

Jours 31–45 : envoi de factures tests avec le comptable 
Résultat attendu : flux fonctionnel et conforme

Étape 4. Formation interne 

Jours 45–60 : formation du personnel ou du dirigeant 
Résultat attendu : usage fluide et autonome

Étape 5. Passage effectif 

Jour 60+ : facturation réelle via Peppol (envoi et réception)
Résultat attendu : conformité légale avant 2026

📍Le bon conseil

  • Quelle que soit la taille de votre bureau et de votre activité, préférez un outil tout en 1 qui gère tant l'émission des factures sortantes que la réception des factures entrantes.
  • L'idéal pour toutes les tailles de structures est d'avoir un suivi de la tenue financière de votre bureau par la synchronisation automatique des données de vos comptes au sein du logiciel comptable.  Vérifiez que la solution retenue propose bien cette fonctionnalité et à quel coût.
  • Préférez une application qui soit synchronisée avec le logiciel de votre comptable plutôt que le travail avec des exports des données depuis votre outil de facturation vers l'outil de votre comptable.
  • Un avantage fiscal en 2025 et 2026 : certains frais exposés pour le passage à Peppol seront déductibles à 120% au lieu de 100%.  Renseignez-vous auprès de votre comptable.
  • Certains outils spécifiques au métier d'architecte, comme Arch X sont également des prestataires certifiés Peppol.  Là encore, parlez-en avec votre expert-comptable.


⚠️ Les écueils à éviter

  • Croire que le PDF suffit : la facture PDF n’est plus conforme, même signée.
  • Croire que le gratuit existe : vous identifierez après coup les fonctionnalités cachées qu'il vous manque et découvrirez les surcoûts parfois importants qu'elles représentent dans l'outil "gratuit" que vous auez sélectionné.
  • Se précipiter sur une solution sans diagnostic précis en amont (étape 1 ci-dessus) : c'est un choix à moyen-long terme.  En changer parès quelques mois sera laborieux et engendrera des surcoûts ffinanciers et humains.
  • Oublier les tests avec la fiduciaire : certaines fiduciaires ne sont pas encore reliées à Peppol.
  • Sous-estimer la sécurité : seuls les prestataires certifiés Peppol Access Point sont autorisés à émettre des factures dans le réseau Peppol.
  • Négliger la confidentialité : vous partagez des informations avec votre logiciel Peppol.  Si celui-ci est fourni par votre banque, vous partagez le détail de vos factures entrantes/sortantes, de vos heures prestées... avec votre banquier.  Réfléchissez-y à 2 fois.
  • Jusqu'à⚠️5.000 € ⚠️par amende en cas de non-conformité avec la facturation électronique via Peppol à partir du 1er janvier 2026



🧭 Conclusion – Une transition inévitable, mais maîtrisable

La facturation électronique n’est pas une contrainte administrative, c’est une étape de modernisation.
Elle apporte à terme :

  • un gain de temps administratif,
  • une réduction des erreurs,
  • une meilleure traçabilité et
  • une plus grande crédibilité vis-à-vis des maîtres d’ouvrage publics et privés.

À vous, auteurs de projets, de transformer cette obligation en opportunité numérique.


💬 Et maintenant ?

  • Votre bureau est-il déjà connecté à Peppol ?
  • Savez-vous si vos clients sont prêts à recevoir vos factures électroniques ?
  • Et si cette transition devenait le point de départ d’une digitalisation plus globale de votre pratique ?


Références & liens utiles

Lire tous nos articles sur le numérique...

Ont été consultés avant la rédaction de cet article : 

Cet article est issu d'une collaboration entre intelligence humaine et intelligence artificielle, pour explorer ensemble l’avenir de la conception architecturale.

Cet article est réalisée dans le cadre du projet Construction du Futur soutenu par Digital Wallonia (Agence du Numérique)


Partenaires du projet Construction du Futur : Buildwise, Union Wallonne des Architectes, Embuild Wallonie, Centre de Recherches Routières,  CAP Construction, Infopole et GreenWin


Encore une question ?

Le service des facilitateurs numériques de l'UWA est un projet mené avec le soutien et à l’initiative de la Wallonie.

Pour toute question complémentaire, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse numerique@uwa.be

Architectes augmentés ?
Quand l’intelligence artificielle s’invite dans la création architecturale