Depuis quelques mois, les facilitatrices «Numérique» de l’UWA vont à la rencontre des architectes dans le but d’évaluer la maturité numérique de leur bureau et de dégager des pistes pour améliorer la gestion, leur efficacité, leur communication. Reportage chez Urban Architectes, à Jambes.
«Ce qui nous prend du temps quand on doit faire une publication, c’est d’aller chercher le contenu…», lance Pierre-Yves Matagne, gérant du bureau Urban Architectes, implanté à Jambes. A ses côtés, une poignée d’associés et de collaborateurs. Tous ont pourtant pris le temps, ce matin-là, de se questionner sur le fonctionnement de la structure. Car l’équipe accueille Adeline Stals et Audrey Bal, les facilitatrices Numérique de l’UWA, chargées de réaliser un audit numérique du bureau. L’occasion de passer en revue la stratégie digitale mise en place, d’évaluer ses points forts, ses points faibles, afin, à terme, de gagner en temps, en efficacité, en visibilité.
Pour les membres du bureau, cet entretien est l’occasion d’échanger sur leurs pratiques, de se remettre en question et de réfléchir aux pistes à suivre pour améliorer leur fonctionnement. «Nous sommes intéressés par votre rôle de crash-test, explique Pierre-Yves Matagne aux visiteuses du jour. Un facilitateur, pour nous, c’est quelqu’un qui prend le temps de faire des analyses, des résumés,… C’est là qu’est votre plus-value! Nous, on n’a ni le temps de tester ce qui va et ne va pas, ni d’aller à la recherche des infos,… Votre job, c’est de nous prémâcher le travail, de nous donner un aperçu de ce qui existe, de ce qui nous correspond. Et pour transmettre cela, le contact humain est le plus efficace. On est donc ravis de vous accueillir…»
Chez Urban Architectes, Adeline et Audrey passent tout en revue. Le référencement du bureau sur Google, la gestion administrative, le marketing, la communication interne, la politique de sécurité informatique, la communication avec les clients,…
Au terme de la réunion, le bilan est plutôt positif. «Vous êtes bien avancés, lance Audrey. Mais
il y a des choses à améliorer…» Adeline enchaîne:
«Certains bureaux ne sont nulle part en termes
d’outils numériques, parfois même carrément
inexistants sur internet. C’est inenvisageable à
l’heure actuelle!» 
Les facilitatrices reviendront dans quelques semaines présenter leur rapport et proposer des pistes d’amélioration, des perspectives d’évolution,… Exemple: l’automatisation de certaines tâches telles que la rédaction du rapport de chantier ou l’utilisation du BIM. Elles proposeront le recours à des outils numériques gratuits, comme Trello, qui permet de s’organiser, ou Slack, de communiquer en équipe. Mais aussi leurs analyses des différents logiciels d’automatisation des tâches, d’organisation, de planification qui peuvent être utilisés en fonction des besoins du bureau.
Pierre-Yves Matagne, lui, est déjà satisfait: «on a accompli cette démarche d’ouverture car le monde est en constante évolution. Nous avons certes investi toute une matinée pour réaliser cet audit, mais rien que le fait de parler, de prendre le temps d’échanger, d’être en introspection, en interaction,… n’était pas une perte de temps !»
